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郵送で1〜2週間かかっていた書類の回収がTayoriのフォーム機能を活用して2、3日で済むようになった

株式会社ベストコ

株式会社ベストコ総務 宗像良子 氏

柴田陽子 氏

野澤拓矢 氏

書類の回収

Tayoriの活用方法

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FAQ

「株式会社ベストコ」は、東北地方を中心に約110の学習塾を運営している会社です。個別指導による手厚いサポートが特徴。塾では、小学生から高校生までの子どもたちが各々に適したカリキュラムで学んでいます。

今回、お話を伺ったのは同社総務宗像良子氏と柴田陽子氏、野澤拓矢氏です。宗像氏によると、同社の総務では庶務だけでなく労務や会計など、いわゆる「バックオフィス」に関する業務全般を担っているとのこと。総務の機能が福島県郡山市のオフィスに集約されていることから、店舗からの書類回収に課題を抱えていたのだそうです。

課題を抱えていた総務は、Tayoriを導入することでどのように変化したのでしょうか。詳しくお聞きしました。

個別指導で一人一人に見合った学びを提供、総務はバックオフィス全般を担う

教室内観
教室内観
御社の事業内容について教えてください。

東北を中心に、宮城・山形・福島・栃木・岡山・香川の六県で個別指導の学習塾を運営しています。弊社の学習塾事業は、「できるを楽しめ」がコンセプトの「ベスト個別」、「超えるを楽しめ」がコンセプトの「ベスト個別motto」、オンラインで受講できる「ベスト個別Online」の3つ。約110の教室で小学生から高校生までの子どもたちが学んでいます。さらに、ICTを活用した新しい学習体験の提供、教育、学習方法を研究する調査研究事業も行っています。

総務の業務についてお聞かせください。

総務は5名おり、庶務業務をはじめ、労務や会計など「バックオフィス」業務全般を担っています。Tayoriをメインで使用しているのは主に総務ですが、運営サポートチームも運用に携わっています。

店舗から書類を効率良く集める手段を突き詰め、フォームの活用を発意

野澤様
野澤様
Tayoriを導入する前、どのような課題を抱えていましたか?

弊社は、六県に約110以上の学習塾を店舗展開しています。社員やスタッフは、5人から20人程度が各店舗に点在している状況です。総務は郡山オフィスにあるのですが、社員が1つの社屋に出社する形ではないため、各店舗から労務関連の書類を集めるには郵送する必要がありました。

ただし、郵送だと時間も手間もかかります。「届出用紙や添付書類を効率良く集める手段はないか」と考え、ITツールの導入を決めました。

労務関連のITツールも多く存在する中、フォーム作成ツールを選んだ理由は何ですか?

当初は労務関連ツールを検討していました。しかし、コストと登録情報のメンテナンスが懸念材料となり、導入を決めかねていました。「効率良く、かつ手軽に自身の手元に書類が届く仕組みは何か」と突き詰めた結果、思い浮かんだのが「問い合わせフォーム」「アンケート」のキーワードでした。

「問い合わせフォーム」や「アンケート」のキーワードが浮かんだのはなぜですか?

問い合わせフォームやアンケート機能を使えば、スタッフと直接、労務に必要な情報をやり取りできると考えました。Tayoriの導入前は、まずスタッフが各店舗の社員に書類を提出し、社員が総務へ書類を郵送する形を取っていました。

しかし、この方法ですとスタッフと総務の間に社員が入らないと書類が届きません。また、「届いてない」「いや、送りました」などの細かなやり取りも多く発生していました。この状況を解決するには、総務とスタッフが直接、書類データをやり取りすれば良いと思い、フォーム作成ツールを探すことにしました。

「Tayori」を導入後に店舗の負担が大きく軽減し、社員から喜びの声が上がった
数あるフォーム作成ツールの中でTayoriを選んだ決め手は何ですか?

Tayoriの公式サイトにはサンプルページが豊富にあり、容易に使用イメージを抱くことができたためです。公式サイトを見て、「このようにフォームを作れば必要な情報を集められるだろう」と、即座にイメージが湧いたのが決め手となりました。

また、Tayoriは操作が直感的で、「ITツールが苦手な自分でも使えそうだ」と感じました。一度説明を聞かないと使い方が分かりにくいツールが多い中、シンプルに使いやすい点は大きなポイントでした。

複雑な操作をせずにアンケートやフォームを作成できるのは、本当に助かります。新しいシステムを入れる際、どうしても不安を感じる人は出てくるものだと思いますが、Tayoriは操作性がシンプルなのでスタッフへの浸透も難なく進みました。

導入時の状況はいかがでしたか?

Tayoriの導入を決めた時は、店舗の責任者から「泣くほどうれしいです」との言葉をもらいました。詳しく話を聞いてみると、店舗の責任者はスタッフから書類を集めて郵送で送る、書類の不備を確認するなどの事務作業に時間を取られる点に、少なからず課題を感じていたようでした。私たちはバックオフィスとして、社員がコア業務に集中できる仕組みを整えることが役割だと考えています。Tayori導入時、社員の喜ぶ声が聞けて良かったと思います。

具体的にどのような形で「Tayori」を利用していますか?

労務専用のサイトを作成し、フォームを設置しました。

サイトのトップページに各種届出のボタンを用意し、フォームへ誘導。必要な情報を入力し、書類を添付して送信する仕組みを作りました。店舗の責任者にはマニュアルを作成し、「スタッフが入社したらこのQRコードからサイトに移動して情報を入力してもらってください」と説明し、運用してもらっています。

ほぼ不備のない状態で書類が届くようになりチェック体制の効率化を図れた

柴田様
柴田様
「Tayori」を導入して良かった点をお聞かせください。

総務へ書類が集まるスピードが速くなりました。郵送で書類を集めると1週間から2週間はかかっていましたが、導入後は2、3日程度で届くようになりました。書類不備による差し戻しも少なくなりました。フォームの入力を進めるだけで手続きに必要な情報を確認できるため、「あの書類がない」「この情報が記載されていない」などのやり取りが減ったと感じています。

また、Tayoriの導入前は、入社処理を進める際に別の社員のバックチェックを必須としていました。現在は、フォームに空欄があると送信できない仕組みにしているので、総務にデータが届く時点で不備があるものはほぼない状態です。記入漏れ等の確認も必要なくなりましたので、以前より少ない人数で入社手続きを完結できるようになりました。

「フォーム」以外で使用している機能はありますか?

「FAQ」です。社内向けにFAQを作成、運用しています。Tayoriの導入前は書類作成時に分からない点があると、店舗の社員から総務へ電話やメールで問い合わせが来ていました。今は社内FAQページのリンクを社員と共有しいるため、不明点があれば、まずFAQを確認してもらう流れができました。

「Tayori」で気に入っている機能は何ですか?

画像を添付して送信できる機能です。労務の書類は届出の他、添付書類も多くあります。スマートフォンで書類を撮影してファイルとして添付できるため、添付書類をコピーする手間が省けます。総務側としても、各社員の届出と添付書類がセットで手元に届くため、スムーズに確認作業を行えます。

また、デザインを設定できる点もうれしいです。既にカラーセットが用意されているので、好みのものを選んで簡単に色を設定できます。既存のカラーセットの色合いもすてきですが、自分なりの色合いに変更することもできます。会社のイメージカラーを設定して利用していた時期もあります。デザインに関する知識に詳しくない身としては、非常に助かっています。

今後の展望と、その中で「Tayori」が役に立てそうなこと

今後、使ってみたい機能はありますか?

チャットの導入を検討しています。実は、今は店舗の社員から労務関連の質問が来た時は、電話もしくはメールで折り返し連絡をしている状況です。いずれ、「折り返す」形ではなく、チャットを活用し、リアルタイムで質問に答えられる仕組みを作りたいと考えています。

今後の展望についてお聞かせください。

都心部と比較すると、地方には進学や進路決定に関する情報が少ないのが現状です。将来的に学力の地域格差をなくすことを目標に、生徒へ学ぶ場を提供し、必要なサポートをしていきたいと考えています。

また、これまでは「この生徒はこれが苦手だから重点的に教えよう」みたいに、講師の経験値や感覚値で指導する場面も見受けられました。今後は、講師の経験値や感覚に頼るだけでなく、あらゆる教育データを分析し、一人一人の生徒に必要な学びが見える学習指導を進めようと思っています。

さらに、ICTを取り入れることで、講師が生徒の学習に対するモチベーションを上げる、意識を高めるなどの部分に、今まで以上に注力できる塾を作りたいですね。

展望を形にするために総務ではどのような役割を担いたいとお考えですか?

Tayori導入をきっかけに、バックオフィスでもデータでのやり取りや作業的業務の効率化を求められていると感じました。例えば、今はフォームで送られてきた回答の一部を別のツールに手作業で入力しています。手作業ではなく、自動で別ツールとフォームのデータを共有できるようになれば、入力の手間が省けます。入力にかけていた時間や人材を別の業務に充てることも可能になります。今後はTayoriのCSV抽出機能などを活用し、データでの情報のやり取りを本格化していきたいですね。

一般的に、バックオフィスは社員への対応や事務作業に時間を取られるのが当たり前でした。しかし、昨今はデジタル化により迅速に経営資料を作成する、基幹業務に充てる時間を増やすなど、効率よく業務を進めることができるようになりました。これからは機械が得意とする業務はシステムに任せ、私たちは思考的な業務に集中し、バックオフィスを担う立場として進化し続けたいと思います。

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